Skuteczne zarządzanie czasem

Wielu z nas codzienne powtarza sobie, że doba jest za krótka. Nic w tym dziwnego. Doba ma 24 godziny z czego musimy to rozłożyć na wiele czynności – sen, posiłki, praca i czas dla siebie czy spotkania ze znajomymi. Osoby, które są zorganizowane i skrupulatnie prowadzą swój kalendarz bądź notes, nie mają większego problemu z odpowiednim zarządzaniem swojego czasu. Są jednak tacy, którym przychodzi to z ogromnym trudem. Osoby, które nie potrafią zarządzać swoim czasem, bardzo często narzekają na to, że czegoś nie zrobili, o czymś zapomnieli lub coś przegapili.

Skuteczne zarządzanie czasem z pozoru wydaje się trudne i skomplikowane. Jednak mało kto wie, jak tak naprawdę się do tego zabrać. Kilka trików może sprawić, że nasza doba „wydłuży się” o kilka godzin, a my dzięki temu będziemy mieć czas na realizowanie swoich pasji.

Należy również pamiętać o tym, że istnieje kilka metod i każda z nich może nie pasować do każdego z nas, dlatego tak ważne jest, aby dobrać odpowiedni patent do siebie. A więc jak to zrobić?

Sprawdź na co tracisz czas

By sprawdzić to na co tracimy swój czas, musimy zacząć wszystko zapisywać. Przeznacz tydzień na takie badania. Zapisuj w notesie wszystkie czynności, które wykonywałeś, bez względu na to czy było to pisanie raportów, odpisywanie na wiadomości czy nawet myślenie o danym zadaniu czy projekcie. Oprócz czynności, koniecznie musisz zapisać czas jej trwania, na przykład:

• 03.2020 – odpisywanie na wiadomości klientów sklepu – 3,5h.

Na koniec tygodnia przyjrzyj się swoim zapisom i zastanów się co możesz zrobić szybciej, co może poczekać lub co mogło przebiec szybciej, ale zagadałeś się z szefem lub koleżanką przez telefon.

Planuj i ustalaj priorytety

Wprowadź sobie w nawyk, aby kończąc dany dzień, planować kolejny. Taka rozpiska pomoże Ci w tym, aby cały Twój plan się powiódł. Dodatkowo, dzięki temu będziesz spać spokojnie, nie martwiąc się tym czy się wyrobisz ze wszystkim i czy wszystko będzie zaplanowane na ostatni guzik. Jak ustalać priorytety?

Podziel zadania na ważne i pilne. Zrób to zgodnie z zasadą jednego z amerykańskich prezydentów – Eisenhowera, który mawiał:

„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”

Postaw sobie jasne cele

Zanim rozpoczniesz swoją pracę zastanów się, jaki wynik chcesz osiągnąć. Taki wstęp pozwoli Ci na określenie efektu końcowego, który będzie można uznać za sukces. Dodatkowo jasno postawiony cel, motywuje do dalszego działania i dania z siebie 100%. Po zakończonym zadaniu, zastanów się czy cel został osiągnięty, a jeśli tak, to czy Cię on satysfakcjonuje, a jeśli nie to co możesz w nim poprawić.

Poznaj samego siebie

Każdy z nas jest inny, przez co każdy z nas jest najbardziej produktywny o innej porze dnia. Przeanalizuj, kiedy Ty dajesz z siebie jak najwięcej. I oczywiście nie chodzi tu tylko o pracę zawodową, ale również o posprzątanie mieszkania, zrobienia czegoś dla siebie czy spędzenia czasu ze znajomymi.

Bądź asertywny

Bez asertywności nic nie zdziałasz. Nie pozwól sobie, przeszkadzać podczas pracy. Takie krótkie przerwy odrywają Cię od zadania, przez co może iść Ci z nim gorzej. Jak uniknąć rozproszeń? Powieś na drzwiach kartkę z informacją, że pracujesz i nie chcesz, aby przeszkadzano Ci w danych godzinach. W ten sposób wszyscy będą wiedzieć o tym, że jesteś zajęty.

Walcz z nieładem

Artystyczny nieład? Czy, aby na pewno? Bałagan w miejscu pracy rozprasza i jest najzwyczajniej w świecie zbędny. Przez zaniedbanie swojego biurka zmniejszasz swoją produktywność. Warto jest poświęcić 10-15 minut na to, aby zrobić porządek. W czystym miejscu będzie nam się o wiele milej pracować.

Ważne jest również mieć porządek w swoim komputerze czy też laptopie. Uporządkuj wszystko za pomocą folderów, notatek, a to co Ci niepotrzebne, usuń.

Nie bądź wielozadaniowcem

Gdy bierzesz się za coś do roboty, zrób to od A do Z. Nie zostawiaj czegoś napoczętego z myślą, że zrobisz to później. Zajmowanie się wieloma sprawami na raz jeszcze bardziej nas frustruje i stresuje, przez co nasza praca nie jest na maksymalnych obrotach.

Po rozpoczęciu pracy, nasz mózg powinien skupić się na tym w 100%. Oprócz więc rozpraszania go wiadomościami czy wieloma różnymi zadaniami, poświęćmy się czemuś i zrealizujmy to do końca.

Aplikacje do zarządzania czasem

Skuteczne zarządzanie czasem to globalny problem. Nic więc dziwnego, że powstały do tego odpowiednie aplikacje, które mają na celu nam to ułatwić. Korzystanie z nich jest proste i przyjemne, a na dodatek przynosi więcej pozytywnych skutków, niż korzystanie z mediów społecznościowych. W tym podpunkcie wymienimy kilka z nich i opiszemy tak, abyście mogli stwierdzić, która jest najlepsza dla Was.

Nozbe – polska aplikacja do zarządzania czasem

Aplikacja ta łączy ze sobą programy do zarządzania, emaila oraz czatu, dzięki temu umożliwia ona szybką i skuteczną komunikację w zespole. Jednak, aby z niej korzystać nie musisz mieć kilkuosobowego temu, wystarczysz tylko Ty. By korzystać z Nozbe w pojedynkę, wybierz opcję Nozbe Personal.

Trello

Aplikacja Trello umożliwia zrobienie listy z podziałem na: w trakcie i zrobione. Z jej pomocą możesz również przydzielać zadania innym. Trello to fajny sposób na przejrzysty wgląd w zadania. Dodatkowo nie marnujemy papieru.

Asana

Asana, czyli śledzenie i zarządzanie pracą zespołową. Została ona założona w 2008 roku przez współzałożyciela Facebooka i byłego inżyniera Google, którzy pracowali nad poprawą jakości pracy, pracowników Facebooka.