Narzędzia, które ułatwiają prowadzenie własnej firmy

Założenie własnej firmy to duża możliwość rozwoju i samorealizacji. Posiadając duże ambicje i konsekwentnie dążąc do celu można osiągnąć spory sukces. Własne przedsiębiorstwo może dać nam zyski, a co za tym idzie, większą liczba środków na dalszy rozwój, a także inne inwestycje. Trzeba jednak przyznać, że prowadzenie własnej firmy to nie lada wyzwanie, zwłaszcza jeżeli jest to działalność jednoosobowa. Obowiązki z tym związane mogą przytłoczyć niejedną osobę. Liczne maile, finanse, statystyki, stały kontakt z kontrahentami, wystawianie faktur i innych dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych – to tylko część spraw z jakimi musi zmierzyć się każdy właściciel firmy.

Aby ułatwić funkcjonowanie naszego biznesu warto jest skorzystać z narzędzi, dzięki którym komunikacja i tzw. “sprawy papierkowe” nie będą dla nas, aż taką trudnością.

Programy, które pomogą prowadzić własną działalność

W tym artykule podpowiemy z czego najlepiej jest skorzystać, aby jako właściciel firmy radzić sobie z wszelkimi obowiązkami bez większych trudności. Należy pamiętać o tym, że każde przedsiębiorstwo posiada inną politykę i ze względu na rodzaj prowadzonej działalności potrzebne narzędzia i serwisy mogą się różnić. Postaramy się jednak wymienić te najbardziej uniwersalne.

Narzędzia do przechowywania danych w chmurze

Jednym z podstawowych narzędzi niewątpliwie jest Google Docs. Doskonale zastępuje nam on płatny Office 365. Co ważniejsze wszelkie zmiany czy dokumenty zapisują się na bieżąco automatycznie na Dysku. Zarówno poszczególne dokumenty, jak i foldery na dysku możemy bez problemu udostępniać innym. Pracownicy w szybki i prosty sposób mają dostęp do wszelkich dokumentów oraz możliwość ich modyfikacji.

Zmorą większości przedsiębiorców jest wystawianie faktur i innych tego rodzaju dokumentów. Wiadomym jest, że najgorszą część zazwyczaj tą związaną stricte z zyskiem i finansami przekazujemy księgowym. Jednakże faktury do klientów są zazwyczaj czymś czym zajmujemy się osobiście. W takim przypadku dobrze jest posłużyć się programem magazynowo-sprzedażowym który umożliwi nam wystawianie dokumentów zewnętrznych oraz wewnętrznych bez większych trudności.

Możemy wybierać zarówno wśród płatnych, jak i darmowych programów do fakturowania, dzięki którym samodzielnie wygenerujemy dokumenty dla klienta.

Zanim zdecydujemy się na wybór programu do wystawiania różnego rodzaju dokumentów warto jest sprawdzić czy zawierają one m.in. możliwość ustawienia podzielonej płatności, odwrotnego obciążenia. Ważnym jest, aby posiadała także bazę danych, magazyn czy logo firmy.

Najlepsze programy do fakturowania:

1. iFirma – jest to program, który w darmowej wersji umożliwia nam wystawianie 10 faktur miesięcznie. Jest to dobra opcja dla małych firm nie posiadających dużej liczby klientów o comiesięcznych terminach płatności. Za 150 zł/rok możemy uruchomić pakiet Firma+, który posiada nieograniczoną liczbę wystawianych faktur i innych dokumentów, integracje z e-commerce oraz Allegro, dostęp do API oraz faktur seryjnych.
2. Fakturownia.pl – w bezpłatnej wersji posiada limit 3 faktur miesięcznie, w płatnej wersji możliwości jest o wiele więcej, a liczba wystawianych faktur jest nieograniczona. Do wyboru jest 5 pakietów w tym jeden darmowy. Zdecydowanie przyda się tym, którzy do tej pory nie mieli do czynienia z wystawianiem faktur. Fakturownia.pl umożliwia wystawianie wszelkich dokumentów wewnętrznych w szybki i prosty sposób. Zapewnia nam wiele udogodnień takich jak statusy płatności, szybkie uzupełnianie czy auto płatności.

3. InFakt – program do fakturowania i księgowości. Do wyboru są trzy pakiety: WYSTAWIAJ FAKTURY – 12,00 zł netto/msc, KSIĘGUJ SAMODZIELNIE – 19,50 zł netto/msc przez pierwszy rok, potem opłata wynosi 39,00 zł miesięcznie, ZLEĆ KSIĘGOWOŚĆ – od 129,00 zł netto/msc.
   Najtańsza opcja pozwala wyłącznie na wystawianie faktur oraz możliwość korzystania z pomocy ekspertów, dwa ostatnie pakiety są o wiele bardziej rozbudowane. Zawierają one m.in.: rozczytywanie kosztów, szybkie płatności za ZUS, podatki i koszty, stała opieka księgowego, który księguje wszelkie koszty i wysyła deklaracje (funkcja ta jest jedynie dostępna w najdroższym pakiecie). Wszystkie pakiety posiadają dostęp do aplikacji mobilnej, dwuetapową kontrolę dostępu czy windykację nieopłaconych faktur.

4. Faktura.pl – serwis umożliwiający wystawienie faktur różnego rodzaju od najprostszych faktur VAT po faktury dla dzieł sztuki czy przedmiotów kolekcjonerskich. Tak jak w przypadku programów wymienionych powyżej dostępna jest wersja darmowa, ograniczająca liczbę miesięcznie wystawianych faktur do trzech. Limity zniesione są w płatnych subskrypcjach z możliwością wyboru pakietów krótkoterminowych: miesięcznych (19,99 zł), półrocznych (89,94 zł) i rocznych (119,88 zł).

Bycie właścicielem firmy liczy się z posiadaniem wielu obowiązków często wykonywanych jednocześnie. Dlatego kluczowa jest dobra organizacja pracy, tak, aby o niczym nie zapomnieć i wykonać wszystko na czas. Aby pracowało nam się sprawniej dobrze jest mieć wszystko uporządkowane. Służą temu różnego rodzaju plannery czy dzienniki. Świetnym rozwiązaniem okazują się być aplikacje umożliwiające monitorowanie swojego czasu pracy, tego ile spędzamy godzin nad danym projektem. Jedną z takich aplikacji jest Worktime. Służy ona mierzeniu i zarządzaniu czasem pracy tak, aby był on bardziej efektywny i przynosił większe zyski. Szczególnie przyda się to firmom, które rozliczają się z klientem na podstawie stawki godzinowej.

Evernote jest aplikacją, która pozwoli nam na uporządkowanie czynności nie tylko w pracy, ale także w życiu codziennym. W Evernote możemy umieścić przypomnienie o nadchodzącym spotkaniu, ważnym telefonie, a nawet stworzyć listę zakupów czy zapisać tytuł książki. Ciekawą funkcją jest także gromadzenie wycinków ze stron internetowych.

Grafika bez pomocy profesjonalisty? To możliwe dzięki darmowym bankom zdjęć

Tworząc reklamy, pisząc artykuły czy inne projekty wymagające załączenia grafik często potrzebujemy tematycznych zdjęć, których nie można niestety kopiować prosto z Grafik Google. Obecnie pełno jest banków zdjęć, również tych bezpłatnych, gdzie wiele artystów udostępnia swoje prace do użytku komercyjnego. Takimi bankami zdjęć są m.in.: Pixabay, Unsplash, Pexels czy Gratisography.com. Jeżeli jednak jesteście w stanie przeznaczyć daną kwotę na płatny bank zdjęć to z czystym sumieniem możemy polecić EnvatoElements.

Posiadając swoją stronę internetową czy social media grafiki są wręcz niezbędne. Niestety nie każdy z nas posiada odpowiednie umiejętności w tym zakresie. Jeżeli nie mamy zbyt wielu środków na profesjonalną pomoc grafika czy też wysokiej jakości programy graficzne, zawsze mamy do dyspozycji ich bezpłatne zamienniki. Jednym z nich jest Canva. Jest to aplikacja, dzięki której jesteśmy w prosty sposób stworzyć różnego rodzaju grafiki. Dostępna jest zarówno w wersji komputerowej, jak i mobilnie. Podstawowa wersja, która jest bezpłatna z pewnością wystarczy nam to stworzenia prostych grafik na social media czy do banerów reklamowych.

Wstawiając posty na social media takie jak Facebook, Youtube czy Instagram często możemy spotkać się z problemem odpowiedniego wykadrowania czy rozmiaru zdjęcia lub filmiku jaki chcemy zamieścić. Z takim problemem idealnie poradzi sobie Social Image Resize Tool. Dzięki temu programowi bez trudu stworzymy właściwą grafikę na takie portale: Linkedin, Twitter, Facebook, Youtube, Pinterest oraz Instagram. Obsługa Social Image Resize Tool jest dość łatwa: wystarczy wrzucić dany obrazek lub zdjęcie, następnie wybrać platformę na jakiej chcemy dodać daną grafikę oraz typ obrazka. Uzyskany wtedy kadr umożliwia nam wybranie fragmentu grafiki, który najbardziej nam odpowiada.

Program BeFunky świetnie sprawdza się przy tworzeniu kolaży, tła na Facebooka czy przy edycji zdjęć. Posiada on wiele przydatnych funkcji takich jak: redukcja czerwonych oczu, filtry, kadrowanie itp. Dużym udogodnieniem jest również możliwość pobierania zdjęć nie tylko z komputera, ale i bezpośrednio z Facebooka. W płatnej wersji jest oczywiście jeszcze więcej opcji, aczkolwiek ta darmowa w zupełności powinna nam wystarczyć.

Przydatne komunikatory biznesowe

Każdy przedsiębiorca zarówno ten początkujący, jak i ten z długoletnim doświadczeniem wie jak ważną rolę w firmie odgrywa dobra komunikacja. Wzmacnia ona więzi między pracownikami a szefem, a także dba o dobre relacje z kontrahentami. Łatwość w porozumiewaniu się z innymi członkami firmy zapewnić nam mogą liczne komunikatory, dzięki którym bez trudu możemy wysyłać wiadomości tekstowe lub głosowe do jednej osoby lub całej grupy.

Czaty wideo niewątpliwie sprawdzą się gdy chcemy stworzyć wideokonferencje z klientem bądź swoim zespołem. Najbardziej znanymi komunikatorami, które bez problemu można wykorzystać w swojej firmie są: Skype, Messenger, Hangouts, WhatsApp czy Slack.

Podsumowanie

Narzędzi pomagających nam w prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa jest doprawdy bardzo dużo, postaraliśmy się wymienić powyżej te najbardziej uniwersalne, które przydadzą się w każdej firmie bez względu na to czym się trudni.

Mamy nadzieję, że ten artykuł, choć trochę pomógł wam zapoznać się ze światem prowadzenia własnej firmy i tego, co jest niezbędne w osiągnięciu celu.